個人事業家・フリーランスのための行動分析学 - 行動アシストラボ 矢野浩史

僕たちは行動分析学をもっと”使える”道具にする。

とにかく仕事が多すぎて減らないなら、効率よりも「仕事の引き受け方」を見直そう。

Q.
とにかく仕事量が多すぎて終わる前に次の仕事が増えてしまう。もっとサクサク仕事を片付ける方法を知りたい。

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A.
先に仕事量に制約を作ってしまいましょう。これだけの時間しか仕事ができない、という環境を作ってしまえば、それに入れられる分の仕事しかできません。取り組む仕事もいまより吟味するようになると思いますよ。

解説:働いてもいい時間に制限を設ければ、仕事量を圧縮する強制力が働く

仕事の効率を改善しても、あなたの仕事量は減らないかもしれない

仕事量の増減は「仕事の処理速度(OUT)」と「仕事の増加量(IN)」のバランスで決まります。仕事が増えていくということは、「OUT < IN」ということでしょう。

ということは考えられる原因、仕事の処理速度が遅いか、仕事の増加量が多いかです。両方かもしれませんね。サクサク仕事を片付けたいということなので、仕事の処理速度を上げようと考えているのだと思います。

大抵の場合、仕事の処理速度を上げることは可能です。段取りや手順を見直すことで効率化できるでしょうし、無駄にしている時間を見つけて活用できるようにすればいいのです。

しかし、恐らくですがそれでは問題は解決しないでしょう。1時間かかっていたのが数秒で終わるくらいの劇的な改善があれば別ですが。まぁ、そういうイノベーション的なことは置いておいて。

で、なぜ問題が解決しないかというと、仕事の効率が上がった分、更に仕事量を増やしてしまう可能性があるからです。

そもそも仕事を増やしすぎてしまう理由は2つ

そもそも仕事量を増やしすぎてしまう理由は2つです。背景にリソースの欠乏を抱えていて、いくつものことを同時並行でやろうとしてしまう。金銭の欠乏を埋めるために仕事を増やす、というのは典型的なパターンですよね。

もう1つの理由は、仕事を依頼してくる人の反応です。断ると嫌な顔をされるので、それを避けるために引き受ける。あるいは、引き受けると自分にとっても好ましい反応が得られる。そういったことが原因で、仕事を断ることなく引き受けてしまうこともあります。

この2点が改善されない限り、空いた分だけ仕事を入れてしまい、結果、多すぎる仕事を抱える羽目となります。

最初に「働いてもいい量」に制約を設けてしまおう

この問題を解決するには、次の2つのことを検討するといいでしょう。

  1. 仕事量に制約を設ける
  2. 仕事の評価の仕方を変える

空いている時間は仕事に充てられるという環境が、仕事をどんどん増やしてしまうのです。そもそも働くことができる時間に制限を設けるような工夫をするといいでしょう。

残業・時間外労働したら残業代が出る・・・じゃなくて、残業・時間外労働したらペナルティを負う。そんな方針で仕事量に制約を設けてみてください。行動契約を使うと具体化しやすいと思います。あと時間割ゲームおすすめw

仕事量に制約を作ったら、今度は仕事に対する評価の仕方を変えてみましょう。希少価値の出てきた「仕事をしてもいい時間」をどんな仕事に割り当てるのかに悩んでください。

収入を得るための仕事が必要なのか、評価を得るための仕事が必要なのか、自分の興味関心を満足させる仕事が必要なのか。どんな仕事を優先すべきかは、人それぞれ、おかれた現状によって異なるかと思います。

その辺りを踏まえながら、貴重な仕事をしても良い時間をどんな仕事に割り当てるかを考えてみてください。